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Studio di Caso – Come #DIESE ha rivoluzionato la gestione dei pagamenti per l'Orchestra Victoria di Melbourne.

L'Orchestra Victoria appartiene ai gioielli orchestrali dell'Australia – un gioiello nascosto nella fossa dell'orchestra. Fondata 55 anni fa, è il partner ufficiale per le esibizioni delle compagnie nazionali australiane, Opera Australia e il Balletto Australiano. Come orchestra di fossa, l'ensemble varia in dimensione a seconda delle produzioni e dei progetti. Per questo motivo, è naturalmente composta da una miscela di musicisti permanenti e occasionali.

5 anni fa, l'Orchestra Victoria sentiva fortemente la necessità di semplificare e rendere più affidabile la gestione dei loro musicisti, in particolare per quanto riguarda i calcoli dei pagamenti. Calcoli inaccurati dei pagamenti risultavano troppo spesso in importi errati, il che significava pagamenti aggiuntivi, correzioni e notevole tempo e impegno impiegati.

Questo era il problema principale affrontato da #DIESE, e l'obiettivo principale mirato quando l'Orchestra Victoria ha scelto di passare dal loro sistema precedente nel 2019.

La gestione dei pagamenti era un punto di partenza e un problema maggiore, ma l'Orchestra Victoria ha potuto implementare gradualmente grazie a #DIESE – e al loro grande lavoro e collaborazione – un sistema di gestione orchestrale a 360° funzionante. Ecco i 3 assi principali che sostengono questo sistema:

Un file di pagamenti affidabile (sul serio)

Il processo ora procede:

1. I manager dell'orchestra assegnano i musicisti man mano che procedono, durante le prove, le esibizioni ecc. Loro assegnano i musicisti – individualmente o come gruppi – alle attività pianificate, e se necessario li contrassegnano come sostituti o come chiamate non suonate.


2. Dalla loro partecipazione alle attività, il sistema calcola una serie di voci di pagamento (ad es. numero di chiamate suonate, chiamate la domenica, indennità ecc.). I valori vengono aggiornati ogni notte, secondo le regole configurate. I manager possono controllarli in qualsiasi momento e aggiungere indennità manuali.


3. Quando sono pronti per il pagamento – fatto ogni quindicina – tutto ciò che i nostri manager devono fare è esportare un file in formato CSV. C'è solo un unico file da emettere per tutti i musicisti, contenente tutti i valori richiesti sul lato dei pagamenti.


4. Questo file può essere importato direttamente nel sistema di pagamento di OV, CiA, che creerà i pagamenti. Questo è il risultato di un'integrazione impostata da IT4Culture per lavorare con CiA – un'integrazione tipica di sistema di terze parti, vedi il nostro studio di caso sulle integrazioni dei pagamenti.

Ovviamente, i manager approfittano di questa occasione per controllare tutte le cifre nel file, prima di trasferire i dati a CiA – il nuovo processo è un controllo di 20 minuti per assicurarsi che tutto sia a posto, piuttosto che ore di conteggio e verifica di tutti gli orari.

Tutto questo è possibile grazie al modulo COB in #DIESE, che è stato progettato per rispondere alle esigenze di gestione dell'ensemble (COB sta per Coro – Orchestra – Balletto!).

Oltre a permettere di pianificare le persone, il modulo COB permette di contare. Di contare molte cose – il sistema calcola qualsiasi regola configurata dai manager dell'orchestra al fine di pagare i musicisti, coprire i loro pasti e alloggio, e rispettare i requisiti contrattuali. Ogni tipo di contratto – permanente, stagionale, freelance – ha il proprio insieme di voci di pagamento.

Dalla pianificazione della stagione alla contrattazione e programmazione dei musicisti, senza soluzione di continuità

#DIESE è essenzialmente un potente database di produzioni. L'Orchestra Victoria pianifica la loro stagione completa, e conserva la storia di tutti i progetti e le collaborazioni – appartenenti alla stagione della fossa o ai loro concerti di musica da camera o messi in scena.

Questo database di produzioni è strettamente collegato a un database di opere: qualsiasi produzione può essere collegata a un'opera originale – opere orchestrali ma anche, opera, balletto ecc. Questo è essenziale man mano che passano gli anni per analizzare il repertorio e pianificare il futuro.

Un aspetto eccitante del database di opere #DIESE è l'integrazione nativa della Musica Orchestrale Online di Daniels: L'Orchestra Victoria utilizza opere di Daniels, e segna in #DIESE le proprie modifiche alla strumentazione e alle informazioni.

Dal momento in cui una produzione è confermata per la stagione imminente, possono iniziare il reclutamento e la contrattazione dei musicisti.

L'Orchestra Victoria utilizza il modulo di Reclutamento Musicisti di #DIESE per inviare e monitorare proposte di lavoro al loro pool di artisti. Una volta che una proposta di lavoro è accettata, il musicista viene automaticamente aggiunto al cast del progetto in #DIESE, e rimane solo il contratto da fare.

I documenti contrattuali da firmare sono emessi con i propri modelli di OV, grazie ai dettagli personali dei musicisti – che sono anche memorizzati in #DIESE, ben protetti dai permessi degli utenti. I documenti finali PDF sono firmati elettronicamente grazie alla nostra integrazione con DocuSign, e automaticamente ritornano per essere memorizzati in #DIESE. Il musicista appena assunto può ora essere programmato come gli altri!

Condivisione delle informazioni in tempo reale con i musicisti

Un ultimo aspetto che ha semplificato la vita dei manager dell'orchestra è la condivisione delle informazioni in tempo reale con tutti i musicisti. Siano essi permanenti o impiegati per una settimana, a tutti i musicisti viene dato un accesso personale al portale mobile-friendly #MyDiese.

In #MyDiese, i musicisti possono consultare i propri turni e chiamate, sempre aggiornati poiché visualizza le informazioni dal modulo COB in tempo reale. Ancora più interessante, da #MyDiese possono sincronizzare la loro pianificazione COB con la loro solita app di calendario (ad es. Ical o Google Agenda).

L'Orchestra Victoria dà loro anche accesso in #MyDiese alle date delle esibizioni e al piano completo della stagione dell'orchestra. Possono anche consultare informazioni in tempo reale sulle produzioni.

Ultimo ma non meno importante, i musicisti possono richiedere permessi in #MyDiese!

... Questo è solo un assaggio dell'uso di #DIESE in OV. Hanno anche collegato i loro contratti alla funzionalità di tracciamento del budget, e impostato la gestione delle scorte per i loro strumenti nel modulo inventario. Contattateci e vi diremo di più!

Foto: Sito web dell'Orchestra Victoria