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Fallstudie – Wie #DIESE die Gehaltsabrechnung für das Orchester Victoria in Melbourne revolutioniert hat.

Das Orchester Victoria gehört zu den orchestralen Juwelen Australiens – ein Juwel, versteckt im Orchestergraben. Gegründet vor 55 Jahren, sind sie der offizielle Aufführungspartner der nationalen Unternehmen Australiens, der Opera Australia und des Australian Ballet. Als Grubenorchester variiert das Ensemble je nach Produktionen und Projekten in der Größe. Aus diesem Grund besteht es naturgemäß aus einer Mischung von festen und Gelegenheitsmusikern.

Vor 5 Jahren verspürte das Orchester Victoria das starke Bedürfnis, das Management ihrer Musiker einfacher und zuverlässiger zu gestalten, insbesondere in Bezug auf die Gehaltsberechnungen. Ungenauigkeiten bei der Zahlungsberechnung führten oft zu falschen Beträgen, was zusätzliche Zahlungen, Korrekturen und erheblichen Zeitaufwand und Mühe bedeutete.

Das war das Hauptproblem, das #DIESE angegangen ist, und das Hauptziel, das angestrebt wurde, als das Orchester Victoria beschloss, 2019 von ihrem bisherigen System zu wechseln.

Die Gehaltsabrechnung war ein Ausgangspunkt und ein großes Problem, aber das Orchester Victoria konnte dank #DIESE – und ihrer eigenen großartigen Arbeit und Zusammenarbeit – schrittweise ein funktionierendes 360°-Orchestermanagementsystem einführen. Hier sind drei Hauptachsen, die dieses System stützen:

Eine zuverlässige Gehaltsdatei (wirklich)

Der Prozess verläuft nun wie folgt:

1. Orchester-Manager weisen Musiker zu, während sie bei Proben, Aufführungen usw. sind. Sie weisen Musiker – einzeln oder als Gruppen – geplanten Aktivitäten zu und kennzeichnen sie bei Bedarf als Vertretungen oder als nicht gespielte Einsätze.


2. Aus ihrer Teilnahme an den Aktivitäten berechnet das System eine Reihe von Gehaltspositionen (z. B. Anzahl der gespielten Einsätze, Einsätze an Sonntagen, Zulagen usw.). Die Werte werden jede Nacht aktualisiert, entsprechend den konfigurierten Regeln. Die Manager können sie jederzeit überprüfen und manuelle Zulagen hinzufügen.


3. Wenn sie bereit für die Gehaltsabrechnung sind – erfolgt alle zwei Wochen – müssen alle unsere Manager tun, ist eine Datei im CSV-Format zu exportieren. Es gibt nur eine einzige Datei für alle Musiker, die alle angeforderten Werte auf der Gehaltsseite enthält.


4. Diese Datei kann direkt in das Gehaltssystem von OV, CiA, importiert werden, welches Zahlungen erstellt. Dies ist das Ergebnis einer Integration, die von IT4Culture eingerichtet wurde, um mit CiA zu arbeiten – eine typische Integration von Drittsystemen, siehe unsere Fallstudie zu Gehaltsintegrationen.

Natürlich nutzen die Manager diese Gelegenheit, um alle Zahlen in der Datei zu überprüfen, bevor die Daten an CiA übertragen werden – der neue Prozess ist eine 20-minütige Überprüfung, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, anstatt stundenlanges Zählen und Überprüfen aller Zeitpläne.

Dies wird alles dank des COB-Moduls in #DIESE ermöglicht, das entwickelt wurde, um den Bedürfnissen des Ensemblemanagements gerecht zu werden (COB steht für Chor – Orchester – Ballett!).

Neben der Möglichkeit, Personen einzuplanen, ermöglicht das COB-Modul das Zählen. Vieles zählen – das System berechnet jede Regel, die von den Orchester-Managern konfiguriert wurde, um Musiker zu bezahlen, für ihre Mahlzeiten und Unterkunft aufzukommen und vertragliche Anforderungen zu erfüllen. Jeder Vertragstyp – fest, saisonal, freiberuflich – hat seinen eigenen Satz von Gehaltspositionen.

Von der Saisonplanung zur Vertrags- und Einsatzplanung der Musiker, nahtlos

#DIESE ist im Wesentlichen eine leistungsfähige Produktionsdatenbank. Das Orchester Victoria plant für ihre komplette Saison und speichert die Geschichte aller Projekte und Kooperationen – gehörend zur Pit-Saison oder zu ihren eigenen Kammermusik- oder inszenierten Konzerten.

Diese Produktionsdatenbank ist eng mit einer Werksdatenbank verknüpft: jede Produktion kann mit einem Originalwerk verknüpft werden – orchestral, aber auch Oper, Ballett usw. Dies ist wesentlich, da mit den Jahren das Repertoire analysiert und die Zukunft geplant wird.

Ein spannender Aspekt der #DIESE Werksdatenbank ist die native Integration von Daniels’ Orchestral Music Online: Das Orchester Victoria verwendet Werke von Daniels und kennzeichnet in #DIESE ihre eigenen Änderungen an Instrumentierung und Informationen.

Vom Moment an, in dem eine Produktion für die kommende Saison bestätigt ist, kann die Rekrutierung und Vertragsunterzeichnung der Musiker beginnen.

Das Orchester Victoria nutzt das Musiker-Rekrutierungsmodul von #DIESE, um Arbeitsvorschläge zu senden und zu überwachen an ihren Pool von Künstlern. Sobald ein Arbeitsvorschlag angenommen wird, wird der Musiker automatisch zum Projektcast in #DIESE hinzugefügt, und es bleibt nur noch der Vertrag zu erledigen.

Vertragsdokumente zum Unterschreiben werden mit den eigenen Vorlagen von OV ausgegeben, dank der persönlichen Details der Musiker – die auch in #DIESE gespeichert sind, gut geschützt durch Benutzerberechtigungen. Die endgültigen PDF-Dokumente werden elektronisch unterschrieben dank unserer Integration mit DocuSign und kommen automatisch zurück, um in #DIESE gespeichert zu werden. Der neu eingestellte Musiker kann nun wie die anderen geplant werden!

Live-Informationsaustausch mit den Musikern

Ein letzter Aspekt, der das Leben der Orchestermanager erleichterte, ist der Live-Informationsaustausch mit allen Musikern. Ob sie fest angestellt oder für eine Woche beschäftigt sind, alle Musiker erhalten Zugang zu dem mobilen Portal #MyDiese.

In #MyDiese können Musiker ihre eigenen Schichten und Einsätze einsehen, immer aktuell, da es Informationen aus dem COB-Modul in Echtzeit anzeigt. Noch cooler, von #MyDiese aus können sie ihre COB-Planung mit ihrer üblichen Kalender-App (z. B. Ical oder Google Agenda) synchronisieren.

Das Orchester Victoria gibt ihnen auch in #MyDiese Zugang zu den Aufführungsdaten und dem kompletten Saisonplan des Orchesters. Sie können auch Live-Informationen zu Produktionen einsehen.

Zu guter Letzt können Musiker in #MyDiese Urlaub beantragen!

... Das ist nur ein Einblick in die Nutzung von #DIESE bei OV. Sie haben auch ihre Verträge mit der Budgetüberwachungsfunktionalität verknüpft und ein Material Lagerverwaltungssystem für ihre Instrumente im Inventarmodul eingerichtet. Kontaktieren Sie uns, und wir erzählen Ihnen mehr!

Bild: Website des Orchester Victoria