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Orchestra Victoria a mis en place un système fiable et fluide pour gérer ses contrats et ses paies.

Le sol australien recèle bien des richesses. A Melbourne, caché dans la fosse, on trouve Orchestra Victoria ! Fondé il y a 55 ans, il accompagne les productions des compagnies nationales australiennes, Opera Australia et The Australien Ballet.

Parce qu’il est un orchestre de fosse, les effectifs d’Orchestra Victoria dépendent beaucoup des productions et des projets. Dépendant de ces variations, l’ensemble se compose pour partie de musiciens permanents, pour partie d’occasionnels.

Il y a 5 ans, l’administration d’Orchestra Victoria s’est mise en quête d’un nouvel outil pour la paie de ses musiciens : il devenait urgent que les calculs soit fiabilisés et facilités.

Des erreurs de calcul systématiques résultaient dans des versements incorrects de salaire – synonymes de corrections et bien sûr de versements complémentaires. Cette perte de temps et d’énergie ont poussé « OV » à remplacer leur ancien logiciel par #DIESE, en 2019.

La paie était le point de départ du projet, et un besoin majeur. Mais au-delà, et grâce à une belle gestion du changement, Orchestra Victoria a progressivement mis en place un outil de gestion d’orchestre à 360°, qui combine différentes fonctionnalités de #DIESE.

On identifie 3 piliers de ce système :

Un fichier de paie (vraiment) fiable

Le processus dans #DIESE est maintenant celui-ci :

1. Les régisseurs d’orchestre planifient les musiciens sur les répétitions, performances et autres services inscrits au planning. Ils les assignent individuellement ou par groupe, et peuvent spécifier le type de participation si cela impacte la gestion (par exemple, « remplaçant » ou « service sans jeu »).


2. À partir de cette information – la participation aux activités – #DIESE calcule les éléments de rémunération de chacun (par exemple, nombre de services d’un certain type, jeu les dimanches, indemnités…). Les valeurs sont mises à jour chaque nuit selon les règles paramétrées au préalable, et les régisseurs peuvent à tout moment ajouter des indemnités manuelles.


3. Lorsqu’ils sont prêts pour la paie – qui se fait toutes les deux semaines en Australie – il ne reste à nos régisseurs qu’à exporter un (seul) fichier au format CSV. Cet unique fichier contient toutes les valeurs demandées du côté de la paie, en fonction des types de contrat.


4. Le fichier s’importe tel quel dans l’outil de paie CiA, qui créera les paiements. Cela est rendu possible par une interface développée pour l’occasion – une intégration typique d’un logiciel de rémunération, voir notre étude de cas [GHS].

Dans le fichier qu’ils s’apprêtent à importer dans CiA, les régisseurs vérifient l’ensemble des montants – la nouvelle réalité étant 20 minutes de relecture, et non plus des heures de recomptage des heures et de vérification des plannings.

C’est le module COB de #DIESE qui structure tout le processus. Signifiant Chœur – Orchestre – Ballet, COB a été spécifiquement conçu pour répondre aux besoins de gestion des ensembles.

COB permet de planifier ses artistes, mais également et surtout de compter. Il calcule toutes les règles paramétrées par les régisseurs permettant de payer les musiciens, de les défrayer, ou de se conformer aux exigences contractuelles. Chaque type de contrat – permanent, saisonnier, freelance – a sa propre combinaison d’éléments de paie.

Un enchaînement fluide, de la construction de saison à la complétion des pupitres

#DIESE est avant toute une puissante base de données de productions. Orchestra Victoria y entre sa saison complète, et stocke l’historique de tous les projets et collaborations – la saison en fosse avec ses partenaires officiels, mais aussi leurs propres concerts sur scène ou leurs programmes de musique de chambre.

Cette base de productions est étroitement liée à une base de données d’œuvres : toute production peut être liée à une œuvre originale – œuvres orchestrales mais aussi, opéra, ballet, etc. C’est essentiel au fil des ans pour analyser son répertoire, et penser les saisons futures.

Un aspect enthousiasmant de la base d’œuvres est l’intégration native de Daniels’ Orchestral Music Online : les bibliothécaires d’ « OV » appellent des œuvres de Daniels’ dans #DIESE, et y ajoutent leurs propres notes et changements d’instrumentation.

Dès qu’une production est confirmée pour la saison à venir, le recrutement des musiciens et le processus de contractualisation peuvent commencer.

Orchestra Victoria utilise le module de recrutement de #DIESE pour piloter les propositions de collaboration envoyées à son pool de musiciens. Une fois la proposition acceptée, le musicien est automatiquement ajouté à la distribution du projet dans #DIESE : il ne reste plus qu’à éditer son contrat.

Les documents contractuels à signer sont générés à partir des propres modèles d’OV, variabilisés, qui appellent les informations personnelles des artistes – elles-mêmes stockées dans la base de contacts de #DIESE et protégées par des droits d’accès. Les PDF finaux sont ensuite signés électroniquement via DocuSign, et sont automatiquement stockés dans #DIESE. Le musicien fraîchement employé peut maintenant être planifié comme les autres !

Un partage d’information en temps réel avec les artistes

Un dernier aspect qui a grandement facilité la vie de l’orchestre est le partage d’informations en direct avec tous les musiciens. Qu’ils soient permanents ou employés pour une semaine, ils reçoivent un accès personnel au portail web + mobile #MyDiese.

Dans #MyDiese, les musiciens retrouvent la liste des services auxquels ils sont convoqués – toujours à jour puisqu’il s’agit des informations du module COB en temps réel. Encore mieux, depuis #MyDiese ils peuvent synchroniser leur planning COB avec leur application de calendrier habituelle (Ical, Google Agenda, Outlook…).

Orchestra Victoria leur donne également accès dans #MyDiese au planning complet de la saison, avec toutes les dates de représentation, ainsi qu’aux fiches descriptives des productions.

Dernier point utile dans la gestion, les demandes de congés se font dans #MyDiese.

Les points ci-dessus ne couvrent pas entièrement l’utilisation de #DIESE à OV. Ils ont également lié leurs contrats au module de suivi budgétaire, et mis en place une gestion de leur stock d’instruments grâce au module d’inventaire... Entre autres. Ecrivez-nous dans le formulaire en pied de page pour en savoir plus !

Pic: site d’Orchestra Victoria