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#DIESE è al centro del nuovo ecosistema informatico del Conservatorio.

All'inizio del 2020, il Conservatorio Nazionale Superiore di Musica e Danza di Parigi (CNSMDP) ha avviato un progetto di rinnovamento globale delle loro attrezzature informatiche. Obiettivo dichiarato: digitalizzare per ottimizzare i processi di gestione dei locali, dei corsi, degli studenti e del personale.

Una scommessa vinta, che si è tradotta in uno dei perimetri più ampi implementati per #DIESE, al termine di un progetto di cui IT4Culture è molto orgogliosa.

Moduli: un perimetro a 360°

Il conservatorio gestisce in #DIESE progetti di ogni tipo; le produzioni culturali con il loro cast, ma anche i corsi, gli esami e tutti i progetti interni o esterni.

Questi progetti sono poi pianificati nel modulo di Pianificazione Generale, che permette l'utilizzo di centinaia di locali gestiti dal conservatorio, anche esterni. In base al loro percorso scolastico e ai loro diritti, gli studenti possono prenotare una sala per lavorare o fare le prove, tramite il portale mobile #MyDiese.

Quando le prenotazioni sono fatte per partner esterni, nell'ambito di privatizzazioni, sono gestite grazie al modulo Vendite. Il flusso completo va dalla redazione del preventivo con una griglia di prezzi automatizzata, alla pianificazione concreta e infine alla fatturazione.

Grazie al modulo Magazzino, il catalogo degli strumenti musicali del Conservatorio è stato completamente digitalizzato ed è ora disponibile sul sito web del conservatorio (vedi il nostro caso di studio (in inglese)). Diversi cataloghi online (musica antica, fiati, percussioni...) sono aperti alla consultazione e permettono le richieste di prestito. Le registrazioni dei prestiti e l'emissione dei documenti correlati (schede di prestito) avvengono in #DIESE.

Non è finita qui: le squadre tecniche assegnate alle attività artistiche sono programmate nel modulo di Gestione dei Tempi e delle Attività.

Infine, sottostante a tutta questa gestione, una base di Contatti avanzata ospita più di 1300 studenti – molti dei quali bambini – 600 insegnanti, 300 altri membri del personale, così come gli artisti ospiti, i fornitori, i clienti delle prenotazioni, le strutture partner, ecc.

In questo contesto, l'interfaccia dati tra #DIESE e il software scolastico OASIS PRO è un processo essenziale.

Un software scolastico; flussi multipli con #DIESE

Come in ogni scuola, le informazioni riguardanti gli studenti e la loro iscrizione arrivano in primo luogo nel software scolastico: OASIS PRO.

Un'interfaccia iniziale da OASIS PRO crea le schede contatti degli studenti e degli insegnanti in #DIESE, o le aggiorna, con informazioni tanto varie quanto i loro contatti, quelli dei loro genitori, le loro informazioni amministrative o i numeri di badge. Questa interfaccia crea subito dopo gli accessi al portale mobile #MyDiese, su cui ognuno può consultare il proprio piano di studi, trovare informazioni sulle produzioni e effettuare richieste di prenotazione delle sale.

Attraverso un'altra interfaccia, i corsi creati in OASIS PRO con i loro studenti e insegnanti sono aggiunti come progetti in #DIESE, ciò permette la loro pianificazione pratica. Alla fine del ciclo, il piano finale è inviato di nuovo a OASIS PRO per gestire le presenze.

Altre interfacce sono in atto al CNSMDP, e altre ancora sono previste. Ricorrere alla trasmissione automatica dei dati si inserisce pienamente nell'approccio di condivisione intelligente delle informazioni messo in atto al CNSMDP.

Informazioni sempre aggiornate e mai stampate

Programmi, pianificazioni e partecipazioni sono consultati dagli studenti, dagli insegnanti e dal personale in tempo reale. Gli strumenti principali di condivisione sono:

• #MyDiese: l'utente di #MyDiese può consultare il proprio piano personale, le schede dei suoi progetti, inviare e seguire richieste di prenotazione di spazi, e persino creare moduli di richiesta tecnica per i recital di esame;
• I link di sincronizzazione in formato .ics: il pianificatore può generare in #DIESE un link a un insieme di attività di sua scelta, da integrare direttamente nell'applicazione di calendario abituale dei suoi interlocutori (Outlook, Google Agenda, Ical...). Questi link sono condivisi ad esempio con gli studenti per il loro piano di studi;
• Il mini-sito di consultazione: i documenti dinamici disponibili in #DIESE (schede di produzione, pianificazione dell'orchestra, biglietto del giorno...) possono essere inseriti in una mini-struttura del sito con schede, destinata a persone che non hanno accesso al software. Questo metodo di condivisione, sempre più incoraggiato, è particolarmente pertinente in una configurazione con un grande numero di destinatari delle informazioni.

Il Conservatorio ha saputo identificare i processi pertinenti per condividere le informazioni chiave che riguardano l'intera struttura. Risultato: uno strumento comune ai diversi dipartimenti e pratiche di condivisione semplificate e affidabili.

Foto: Dance Reflections di Van Cleef & Arpels