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#DIESE steht im Zentrum des neuen IT-Ökosystems des Konservatoriums.

Anfang 2020 startete das Nationale Konservatorium für Musik und Tanz in Paris (CNSMDP) ein umfassendes Projekt zur Erneuerung ihrer IT-Ausrüstung. Erklärtes Ziel: Digitalisierung, um die Verwaltungsprozesse von Räumlichkeiten, Kursen, Schülern und Personal zu optimieren.

Ein erfolgreiches Vorhaben, das in einem der weitreichendsten Anwendungsbereiche für #DIESE resultierte, am Ende eines Projekts, das IT4Culture sehr stolz macht.

Module: Ein 360°-Bereich

Das Konservatorium verwaltet in #DIESE Projekte aller Art; kulturelle Produktionen mit ihrem Cast sowie Kurse, Prüfungen und alle internen oder externen Projekte.

Diese Projekte werden anschließend im Allgemeinen Planungsmodul geplant, das die Nutzung von hunderten von Räumlichkeiten ermöglicht, die vom Konservatorium verwaltet werden, einschließlich außerhalb der Einrichtung. Abhängig von ihrem Studienverlauf und ihren Rechten können Schüler einen Raum reservieren, um zu arbeiten oder zu proben, über das mobile Portal #MyDiese.

Wenn Reservierungen für externe Partner im Rahmen von Privatisierungen gemacht werden, werden diese dank des Verkaufsmoduls verwaltet. Der gesamte Prozess reicht von der Erstellung des Angebots mit einem automatisierten Preissystem über die konkrete Planung bis hin zur Abrechnung.

Dank des Lagermoduls wurde der Katalog der Musikinstrumente des Konservatoriums vollständig digitalisiert und ist nun auf der Webseite des Konservatoriums verfügbar (siehe unsere Fallstudie (auf Englisch)). Mehrere Online-Kataloge (Alte Musik, Blasinstrumente, Schlagzeug usw.) stehen zur Konsultation bereit und ermöglichen Leihanfragen. Die Aufzeichnung von Ausleihen und die Erstellung zugehöriger Dokumente (Leihformulare) erfolgen in #DIESE.

Es geht weiter: Technische Teams, die künstlerischen Aktivitäten zugeordnet sind, werden im Zeit- und Aktivitätenverwaltungsmodul geplant.

Schließlich umfasst diese gesamte Verwaltung eine fortgeschrittene Kontaktdatenbank, die mehr als 1300 Schüler – darunter viele Kinder – 600 Lehrer, 300 weitere Mitarbeiter, sowie Gastkünstler, Lieferanten, Kunden von Buchungen, Partnerorganisationen usw. beherbergt.

In diesem Zusammenhang ist die Datenschnittstelle zwischen #DIESE und der Schulverwaltungssoftware OASIS PRO ein wesentlicher Prozess.

Ein Schulverwaltungsprogramm; Mehrfache Flüsse mit #DIESE

Wie in jeder Schule gelangen Informationen über Schüler und ihre Einschreibung zuerst in die Schulverwaltungssoftware: OASIS PRO.

Eine erste Schnittstelle von OASIS PRO erstellt oder aktualisiert die Kontaktdatenblätter der Schüler und Lehrer in #DIESE, mit so vielfältigen Informationen wie ihren Kontaktdaten, denen ihrer Eltern, ihren Verwaltungsinformationen oder Ausweisnummern. Diese Schnittstelle erstellt im Anschluss den Zugang zum mobilen Portal #MyDiese, auf dem jeder seinen Zeitplan einsehen, Informationen über Produktionen finden und Raumreservierungen anfragen kann.

Über eine weitere Schnittstelle werden in OASIS PRO erstellte Kurse mit ihren Schülern und Lehrern als Projekte in #DIESE hinzugefügt, was ihre praktische Planung ermöglicht. Am Ende des Prozesses wird der endgültige Zeitplan zurück nach OASIS PRO gesendet, um die Anwesenheitskontrolle zu verwalten.

Weitere Schnittstellen sind am CNSMDP im Einsatz, und noch mehr sind geplant. Die Nutzung der automatischen Datenübertragung entspricht voll und ganz dem Ansatz des intelligenten Informationsaustauschs, der am CNSMDP umgesetzt wurde.

Immer aktuelle und nie gedruckte Informationen

Programme, Zeitpläne und Teilnahmen werden von Schülern, Lehrern und Personal in Echtzeit eingesehen. Die Hauptwerkzeuge für den Austausch sind:

• #MyDiese: Nutzer von #MyDiese können ihren persönlichen Zeitplan, die Datenblätter ihrer Projekte einsehen, Anfragen für Raumreservierungen stellen und verfolgen und sogar technische Anfrageformulare für Prüfungsrezitale erstellen;
• Die .ics-Format-Synchronisationslinks: Der Planer kann in #DIESE einen Link zu einer Auswahl von Aktivitäten generieren, der direkt in die übliche Kalenderanwendung seiner Kontakte (Outlook, Google Kalender, iCal...) integriert werden kann. Diese Links werden beispielsweise mit Schülern für ihren Kurszeitplan geteilt;
• Die Mini-Website für Konsultationen: Die dynamischen Dokumente, die in #DIESE verfügbar sind (Produktionsdatenblätter, Orchesterpläne, Tageskarten...) können in eine Mini-Website-Struktur mit Tabs eingefügt werden, für Personen, die keinen Zugang zur Software haben. Diese Austauschmethode wird zunehmend gefördert und ist besonders relevant in Konfigurationen mit einer großen Anzahl von Informationsnehmern.

Das Konservatorium hat die relevanten Prozesse identifiziert, um die Schlüsselinformationen, die die gesamte Struktur betreffen, zu teilen. Ergebnis: Ein gemeinsames Werkzeug für verschiedene Abteilungen und vereinfachte sowie sichere Austauschpraktiken.

Foto: Dance Reflections von Van Cleef & Arpels