News

#DIESE est au cœur du nouvel écosystème informatique du Conservatoire.

Début 2020, le Conservatoire National Supérieur de Musique et de Danse de paris (CNSMDP) lançait un projet de renouvellement global de leurs équipements informatiques. Volonté affirmée : numériser, pour optimiser, les processus de gestion des lieux, des cours, des élèves, du personnel.

Un pari réussi, qui s’est traduit en un périmètre parmi les plus larges implémentés pour #DIESE, au terme d’un projet qui fait la fierté d’IT4Culture.

Modules : un périmètre 360°

Le conservatoire gère dans #DIESE des projets de toutes natures ; les productions culturelles avec leur cast, mais aussi les cours, les examens et l’ensemble des projets internes ou externes.

Ces projets sont ensuite planifiés dans le module de Planning Général, qui permet l’exploitation des centaines de lieux gérés par le conservatoire, y compris hors les murs. En fonction de leur cursus scolaire et de leurs droits, les élèves peuvent réserver une salle pour travailler ou répéter, depuis le portail mobile #MyDiese.

Lorsque les réservations se font pour des partenaires extérieurs, dans le cadre de privatisations, elles sont gérées grâce au module Ventes. Le flux complet va de l’édition du devis avec une grille automatisée de tarifs, à la planification concrète et pour finir à la facturation.

Grâce au module Stocks, le catalogue des instruments de musique du Conservatoire a été entièrement numérisé, et est maintenant disponible sur le site web du conservatoire (voir notre étude de cas (en anglais)). Plusieurs catalogues en ligne (musique ancienne, vents, percussions…) sont ouverts à la consultation, et permettent les demandes de prêts. Les enregistrements des prêts et l’édition des documents liés (fiches de prêts) se font dans #DIESE.

Ce n’est pas fini : les équipes techniques affectées aux activités artistiques sont planifiées dans le module de Gestion des Temps et des Activités.

Enfin, sous-tendant toute cette gestion, une base de Contacts avancée accueille plus de 1300 élèves – dont beaucoup d’enfants – 600 professeurs, 300 autres membres du personnels, ainsi que les artistes invités, les fournisseurs, les clients des réservations, les structures partenaires, etc.

A ce titre, l’interface de données entre #DIESE et le logiciel de scolarité OASIS PRO est un processus essentiel.

Un logiciel de scolarité ; des flux multiples avec #DIESE

Comme dans toute école, l’information concernant les élèves et leur inscription arrivent en premier lieu dans le logiciel de scolarité : OASIS PRO.

Une première interface part d’OASIS PRO pour créer les fiches contacts des élèves et des professeurs dans #DIESE, ou les actualiser, avec des informations aussi diverses que leurs coordonnées, celles de leur parents, leurs informations administratives ou les numéros de badge. Cette interface crée dans la foulée les accès au portail mobile #MyDiese, sur lequel chacun peut consulter son planning, trouver des informations sur les productions, et effectuer des demandes de réservation de salles.

Par une autre interface, les cours créés dans OASIS PRO avec leurs élèves et enseignants sont ajoutés comme des projets dans #DIESE, ce qui permet leur planification pratique. En fin de circuit, le planning final est renvoyé dans OASIS PRO pour gérer les émargements.

D’autres interfaces sont en place au CNSMDP, et encore davantage sont prévues. Recourir à la transmission automatique de données s’inscrit pleinement dans la démarche de partage intelligent de l’information mise en place au CNSMDP.

Une information toujours à jour et jamais imprimée

Programmes, plannings et participations sont consultées par les élèves, les professeurs et le personnel en temps réel. Les outils principaux de partage sont :

• #MyDiese : l’utilisateur de #MyDiese peut consulter son planning personnel, les fiches de ses projets, adresser et suivre des demandes de réservations d’espace, et même créer des formulaires de demandes techniques pour les récitals d’examens ;
• Les liens de synchronisation au format .ics : le planificateur peut générer dans #DIESE un lien vers un ensemble d’activités de son choix, à intégrer directement dans l’application de calendrier habituelle de ses interlocuteurs (Outlook, Google Agenda, Ical…). Ces liens sont partagés par exemple avec les élèves pour leur planning de cours ;
• Le mini-site de consultation : les documents dynamiques disponibles dans #DIESE (fiches de production, planning d’orchestre, billet du jour…) peuvent être insérés dans une mini-structure de site avec des onglets, à destination des personnes n’ayant pas d’accès au logiciel. Cette méthode de partage, de plus en plus encouragée, est particulièrement pertinente dans une configuration avec un grand nombre de destinataires de l’information.

Le Conservatoire a su identifier les processus pertinents pour partager les informations-clés qui concernent toute la structure. Résultat : un outil commun aux différents départements, et des pratiques de partage allégées et fiabilisées.

Photo : Dance Reflections by Van Cleef & Arpels